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9 façons simples d'inciter les personnes occupées à répondre aux e-mails

9 façons simples d'inciter les personnes occupées à répondre aux e-mails

Vous pensez peut-être que vous passez la majorité de votre temps au travail assis à des réunions ou à parler au téléphone, mais vous pouvez vous tromper.

En fait, une partie importante de votre semaine de travail pourrait être consacrée à l'écriture, à la lecture et à la réponse à des e-mails.

Une étude récente d'Adobe a révélé que les travailleurs passent 4,1 heures par semaine à vérifier et à interagir avec nos e-mails professionnels. Malgré l'adoption d'outils tels que Slack, les employés utilisent plus que jamais les e-mails . De plus, cela peut nous prendre jusqu'à 25 minutes pour nous remettre à la tâche une fois que nous avons interrompu la vérification et la lecture des e-mails pendant la journée de travail.

Il va donc sans dire que lorsque vous rédigez un e-mail, que ce soit pour votre responsable, votre rapport direct ou un contact avec lequel vous souhaitez travailler, vous voulez qu'il soit bien conçu et percutant afin qu'il ne dépense pas encore plus. temps. Nous avons donc rassemblé ces conseils pour rédiger des e-mails - qui seront ouverts et auxquels on répondra, sans faire perdre de temps à qui que ce soit.

Comment rédiger des e-mails auxquels vos contacts répondront réellement

1) Écrivez une ligne d'objet descriptive.

Votre ligne d'objet doit décrire la raison de votre e-mail afin que le destinataire soit obligé de l'ouvrir et d'y répondre. Il doit également être clair et succinct. Après tout, si votre objet est clair, votre e-mail le sera probablement aussi. Nous vous suggérons d'éviter les phrases complètes et de ne mettre que la partie la plus charnue de la raison de votre e-mail dans la ligne d'objet acheter base de données emails

Phrases à éviter :

  1. "Enregistrement"
  2. "Base touchante"
  3. "Suivre"

Exemples de lignes d'objet :

  1. "Question à propos de votre article de blog sur Snapchat"
  2. « Informations sur la réunion du lundi 5/1 »
  3. "Nouvelles données : 43% des consommateurs veulent du contenu vidéo"

2) Aller droit au but, et rapidement.

Dans les premières lignes de votre e-mail, vous pourriez être tenté d'énumérer vos informations d'identification ou votre organisation, mais vous pouvez le faire plus tard. Au lieu de cela, la ligne d'ouverture de votre e-mail devrait immédiatement aller droit au but afin que le destinataire comprenne immédiatement ce qui lui est demandé.

Le format de base d'un e-mail réussi devrait être :

  1. Salutation d'ouverture
  2. Raison de l'e-mail
  3. Des détails
  4. Appel à l'action
  5. Salutation de clôture

Ce format est prévenant pour votre lecteur, qui a du mal à maintenir son attention pendant de longues périodes, et il vous oblige à écrire de manière claire et convaincante pour que le destinataire continue à lire.

3) Utilisez un langage de base.

Vous vous souvenez de l'épisode de  Friends  où Monica et Chandler ont demandé à Joey de leur écrire une lettre de référence, et il a utilisé son dictionnaire des synonymes avec trop d'enthousiasme ?

Dans ce cas, Joey a changé tellement de mots en leurs synonymes les plus avancés que son sens original était complètement alambiqué. Cela peut aussi arriver avec vos e-mails acheter fichier email

Résistez à l'envie d'utiliser le jargon de l'industrie ou un langage fleuri et tenez-vous-en à l'essentiel. Faites en sorte que vos phrases soient claires, directes et courtes. Si une phrase nécessite plus d'une virgule, envisagez de la diviser en deux phrases. Plus votre e-mail est facile à comprendre, plus il sera facile pour le destinataire de répondre rapidement.

4) Utilisez des nombres.

Il existe plusieurs façons d'utiliser des chiffres et des statistiques dans votre courrier électronique qui vous permettront d'attirer et de retenir plus facilement l'attention du destinataire.

  1. Il a été démontré que les nombres écrits sous forme de chiffres (23) au lieu de mots (vingt-trois) attirent l'attention des lecteurs lorsqu'ils parcourent rapidement ce qu'ils lisent en ligne, ce que les recherches montrent que les internautes sont de plus en plus susceptibles de le faire .
  2. Les chiffres en tant que données statistiques donnent plus de crédibilité à votre e-mail. Les nombres représentent des faits , auxquels votre lecteur pourrait être plus obligé de répondre.

Tu vois ce qu'on a fait là-bas ? La liste numérotée a probablement attiré votre attention plus que ne l'aurait fait l'écrire sous forme de paragraphe. Le formatage aide aussi - nous en reparlerons plus tard.

5) Gardez-le aussi court que possible.

Soyez bref et doux.

Les chercheurs ont analysé plus de cinq ans d'e-mails et ont découvert que des e-mails plus courts entraînaient des temps de réponse plus rapides . C'est utile si l'on considère que lire et répondre aux e-mails peut prendre tant d'heures dans votre semaine. Des e-mails plus courts vous aident, vous et le destinataire, à passer moins de temps à écrire et à répondre aux e-mails, ce qui rend tout le monde plus productif.

Notre astuce pour garder les e-mails courts est de les taper d'abord sur Twitter. Les e-mails ne doivent pas nécessairement contenir moins de 140 caractères, mais c'est un bon garde-fou pour avoir un impact maximal en moins de mots. Vous pouvez raccourcir vos e-mails en utilisant des chiffres, en omettant les mots inutiles comme les adjectifs et les adverbes, et en réfléchissant soigneusement au formatage. 

La longueur idéale d'un e-mail varie en fonction de votre secteur d'activité, mais nous vous suggérons de limiter la longueur de vos e-mails à 200 mots . La vitesse moyenne de lecture à l'écran est de 200 mots par minute, donc viser à garder les messages en dessous de cet objectif est une bonne règle de base.

6) Utilisez des puces.

Dans la mesure du possible, utilisez des puces ou une liste numérotée pour organiser votre structure de courrier électronique. Voici pourquoi:

  • Les puces ne nécessitent pas de phrases complètes, vous pouvez donc utiliser moins de mots pour faire passer le même message.
  • Les puces aident à briser la mise en forme d'un e-mail pour maintenir l'attention du lecteur.
  • Les listes à puces ou numérotées aident à définir clairement les étapes d'un processus à suivre, ce qui est utile pour les e-mails documentant des réunions ou des initiatives.

Nous suggérons d'utiliser seulement trois puces. Des études ont montré  que notre cerveau aime se voir proposer trois options à considérer. Utilisez trois puces ou éléments numérotés dans vos e-mails pour un impact maximal.

7) Répondez à la question "et alors ?"

Ce n'est pas parce que le sujet de votre e-mail est important pour vous que le destinataire est nécessairement d'accord. Vous devez vous assurer que votre lecteur sort de votre e-mail avec la réponse à la question « et alors ? »

La psychologue Ellen Langler a découvert que l' utilisation du mot « parce que » rendait les gens plus susceptibles de se conformer à la demande. En fournissant la raison pour laquelle vous demandez à quelqu'un de vous aider ou de faire quelque chose pour vous dans un e-mail, vous permettez au destinataire de dire plus facilement « oui ».

Lorsque vous demandez le temps et les efforts de quelqu'un d'autre, assurez-vous d'inclure un « parce que... » afin qu'il puisse comprendre l'impact qu'aura sa conformité acheter fichier emails

8) Faites en sorte que votre demande soit claire.

Certains e-mails contiennent des demandes claires, d'autres non. Dans tous les cas, assurez-vous d'indiquer clairement ce dont vous avez exactement besoin de la part du destinataire de votre e-mail pour lui permettre de répondre plus facilement.

Vous vous souvenez de la structure des e-mails que nous avons mentionnée ci-dessus ?

  1. Salutation d'ouverture
  2. Raison de l'e-mail
  3. Des détails
  4. Appel à l'action
  5. Salutation de clôture

Commencez votre e-mail avec la raison pour laquelle vous envoyez un e-mail, fournissez les détails au destinataire et le "et alors ?" de votre message et fermez votre e-mail avec une demande claire des prochaines étapes. Que vous en ayez besoin pour modifier un article de blog, assister à une réunion ou que vous n'ayez besoin d'aucune action spécifique de leur part à ce moment-là, assurez-vous qu'il s'agit de la dernière ligne de votre e-mail.

La dernière ligne de votre e-mail sera probablement la plus mémorable, donc si le destinataire ne répond pas tout de suite, il pourra facilement se souvenir de ce qu'il doit faire ensuite.

9) Sachez quand le mettre hors ligne.

Parfois, le meilleur e-mail n'est pas du tout un e-mail. Au lieu de cela, il s'agit d'un appel téléphonique, d'un message direct Slack, d'une conférence virtuelle ou d'une réunion en personne.

Nous vous avons dit de garder votre e-mail aussi clair et concis que possible. Donc, si vous rédigez votre message et constatez qu'il nécessite l'un des éléments suivants, cela pourrait indiquer qu'il est temps de s'asseoir et de parler de ce sur quoi vous travaillez :

  • Si votre e-mail est très urgent, explorez s'il existe un moyen plus rapide d'atteindre cette personne au bureau ou à l'aide d'une application de messagerie.
  • S'il vous faut plusieurs paragraphes pour faire passer votre message, demandez-vous si vous souhaitez créer un jeu de diapositives à présenter lors d'une réunion.
  • Si vous avez besoin de réponses à plusieurs questions compliquées (qui n'impliquent pas de réponse par oui ou par non), envoyez plutôt une invitation à une réunion, mais incluez les questions dans la description de l'événement afin que le destinataire puisse se préparer.

Un bon indicateur pour déterminer si vous devez mettre votre message hors ligne est le temps qu'il vous faut pour rédiger votre e-mail. Si vous devez continuer à éditer et à réécrire pour clarifier vos points, ils pourraient ne pas être clairs pour votre destinataire non plus. 

Heureusement, les invitations à une réunion sont courtes et agréables, et elles impliquent une simple réponse par oui ou par non. Assurez-vous de fournir un contexte dans la description de l'événement ou dans un e-mail préalable à la réunion, afin que les participants puissent se préparer à la conversation en avance.

Le courrier électronique est un art

Si vous envoyez un e-mail à vos collègues et contacts, ils comprendront une phrase ou une faute de frappe ici et là (bien que nous vous conseillons de vous auto-éditer avant d'appuyer sur "envoyer", bien sûr). Mais quand vient le temps de commencer à envoyer des e - mails aux abonnés et aux prospects au nom de votre marque, consultez notre guide gratuit de marketing par e - mail pour débutants  pour plus de suggestions et d'idées.

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